EnglishJudul blog DoctorSlide kali ini memang terdengar sedikit klise. Tapi apa daya, hampir di semua lini kegiatan kita selalu ada embel-embel "urgent". Ya, tugas dengan deadline "urgent", prioritas kerjaan yang "urgent" hingga pastinya pembuatan slide presentasi yang seadanya karena alasan sudah mepet/terlalu "urgent".
Lantas apakah kita tidak bisa mengatasi agar ke depannya dapat meminimalisir kasus "urgent"? Dikutip dari teori Stephen Covey tentang 4 kuadran manajemen waktu, dapat dilihat pada skema di bawah ini (gambar figur dikutip dari situs Forbes).
Skema tersebut memberikan gambaran kepada kita untuk senantiasa mengelompokkan aktivitas-aktivitas yang ada ke dalam 4 kuadran yang secara jelas memiliki sifat tersendiri. Mari kita pahami secara mendetil perihal setiap kuadran.
1. "Urgent and Important" (Mendesak dan Penting)
Biasanya hal-hal yang dapat membantu kita dalam mencapai tujuan dan memang dari segi waktu sudah sangat singkat tenggat waktunya. Dapat berupa krisis (ada komplain publik contohnya), kebakaran, dan hal-hal lainnya yang menjadi prioritas untuk diselesaikan saat itu juga.
2. "Not Urgent and Important" (Tidak Mendesak dan Penting)
Hal yang tetap penting bagi kita untuk dilakukan akan tetapi tidak mendesak (masih ada waktu). Akan tetapi jangan salah, justru kuadran ini yang harus diperbanyak fokus kita agar dapat mencegah aktivitas di kuadran ini ke kuadran mendesak. Mengapa? Karena aktivitas seperti pencegahan, perencanaan keuangan yang matang, dan formulasi strategi perusahaan dapat menjadi benteng untuk melawan terjadinya hal mendesak yang tidak diinginkan. Jadi, fokus dan cicillah satu per satu tugas yang tidak mendesak tetapi bersifat penting sebelum segalanya menjadi terdesak. Apabila memang sudah tahu akan menyelesaikan slide presentasi akhir tahun, alangkah baiknya apabila Anda sudah mulai mengumpulkan data informasi dan analisa dari kuartal pertama.
3. "Urgent and Not Important" (Mendesak dan Tidak Penting)
Lain lagi dengan kuadran ketiga, yakni mendesak dan tidak penting. Biasanya datang dari pihak lain yang mendesak dan membuat kita terkecoh untuk menjalankan prioritas. Contohnya undangan meeting divisi lain yang sebenarnya tidak terlalu memerlukan kontribusi Anda ataupun formalitas acara-acara yang membuang waktu Anda (karena dapat diwakili oleh orang lain). Lain halnya apabila ada kegiatan networking yang memang dapat mendukung Anda menggapai tujuan (contoh audiens yang sesuai dengan target pasar Anda), maka aktivitas networking tersebut dapat tergolong penting.
4. "Not Urgent and Not Important" (Tidak Mendesak dan Tidak Penting)
Untuk kuadran keempat ini biasanya secara tidak sadar menyusup ke dalam kehidupan kita. Seperti mengecek media sosial selama berjam-jam, bergosip dengan kolega kerja lainnya dan berbagai aktivitas yang menghabiskan waktu. Kita harus bisa lebih banyak menolak dan mengendalikan diri untuk berbagai aktivitas yang tergolong ke dalam kuadran empat ini.
Alhasil, apabila Anda sudah mampu mengklasifikasi setiap kegiatan mingguan Anda ke dalam skema kuadran ini, maka dapat dipastikan prioritas segera terwujud. Anda dapat mudah menilai kegiatan apa yang harus menjadi fokus utama dan menyelesaikan pekerjaan tanpa tergesa-gesa dengan hasil maksimal. Apabila harus memilih untuk fokus di antara 2 hal penting, contohnya menyelesaikan slide presentasi perusahaan dan memberikan training kepada para pemimpin cabang, maka Anda dapat menggunakan strategi outsourcing, seperti menggunakan jasa DoctorSlide untuk slide presentasi dan Anda dapat fokus ke kegiatan penting lainnya. Jangan sungkan untuk berkata tidak pada ajakan lingkungan yang bersifat menghambat tujuan/target Anda. Atur waktu Anda dan gapai tujuan tanpa terdesak!
Jika Anda memiliki topik yang ingin kami bahas agar dapat berguna untuk pengembangan kemampuan presentasi, jangan sungkan untuk mengajukannya ke [email protected]
Terima kasih telah berkunjung ke website kami!
Pictures credit to Freepik and Forbes.
