EnglishJika kita menilik lebih lanjut penerapan "coffee break" maka kita akan melihat korelasi antara kebiasaan manusia sebagai makhluk sosial dengan keleluasaan menciptakan jaringan (networking) dengan adanya sesi singkat ini. Penting atau tidaknya sebenarnya ditentukan kembali pada berapa lama durasi presentasi, padatnya jadwal hingga kapasitas audiens yang mengikuti. "Coffee break" sendiri diartikan sebagai sesi singkat untuk beristirahat dan minum kopi sejenak sambil mengobrol dengan sesama peserta.
Sesi presentasi dalam seminar yang bisa berlangsung seharian (lebih dari 5 jam) tentunya sangat disarankan untuk menyelipkan sesi "coffee break" mungkin setiap 1,5 jam - 2 jam sekali agar peserta dapat lebih rileks dan mampu menyerap konten presentasi dengan sempurna. Hal ini tidak jauh berbeda apabila dianalogikan pada sesi kuliah. Manusia dengan segala keterbatasan fokus tidak dapat kita paksakan untuk tetap sadar dan fokus di sesi presentasi yang terlalu lama (belum lagi apabila presenter tidak terlalu komunikatif dalam artian pembawaan cenderung monoton).
Fungsi "Coffee Break"
Seperti yang telah disinggung sedikit di atas, "coffee break" memiliki fungsi untuk memberikan ruang bagi para audiens dalam menciptakan relasi dengan sesama hadirin. Mengapa penting? Karena salah satu motivasi audiens hadir ke acara Anda bisa jadi mengarah ke networking selain mendalami ilmu yang dibagikan. "Coffee break" juga turut andil untuk memberikan waktu 'istirahat' kepada audiens agar lebih rileks dan kembali semangat dalam menjalani sesi presentasi yang lumayan panjang. Selain itu, "coffee break" juga memberikan indikasi ramah dari sang tuan rumah maupun panitia dalam menjamu para audiens. Hal ini mengerucut pada pembentukan citra positif pada diri dan perusahaan Anda.
Format "Coffee Break"
Sesuai dengan nama istilahnya, "coffee break" sederhana dapat digelar dengan memberikan akses minuman berupa kopi dan teh. Biasanya juga bisa disertai makanan hidangan kecil lainnya seperti kue basah (cakes) maupun buah potong. Hal ini bergantung pada budget yang telah Anda tentukan pastinya. Untuk lamanya "coffee break" juga berkisar antara 10 hingga 15 menit pada umumnya. Dan bisa Anda selipkan sesuai dengan durasi keseluruhan presentasi Anda. Misalnya apabila Anda menggelar rangkaian presentasi yang berlangsung kurang lebih 6 jam, maka ada baiknya Anda menyediakan 3x sesi "coffee break" (setiap 2 jam sekali). Sesi "coffee break" juga biasanya dilakukan ketika panitia melakukan pergantian pembicara (kembali bisa Anda sesuaikan untuk durasinya).
Apa Bedanya dengan Jamuan Makan?
Apabila sesi presentasi Anda bertepatan atau melewati masa jam makan siang ataupun jam makan malam, maka bisa dipertimbangkan untuk menyelipkan pula sesi makan bersama. Akan tetapi, khususnya pada saat menyambut Bulan Puasa (Ramadhan) biasanya panitia akan cenderung memulai acara presentasi menjelang buka puasa dimana peserta akan dijamu makan sebagai sesi ramah tamah sekaligus buka bersama sebelum memulai kegiatan presentasi. Sehingga, hal yang paling membedakan adalah faktor makanan yang disiapkan dan durasi yang diberikan. Coffee break biasanya lebih cepat durasinya dan menyediakan makanan/minuman yang lebih ringan (bukan makanan berat seperti makan malam).
Apakah Wajib untuk Setiap Sesi Presentasi?
Dikembalikan lagi dengan budget yang Anda tentukan dan durasi presentasi Anda. Apabila presentasi Anda hanya berkisar selama 2 jam, maka tidak wajib untuk mengadakan sesi "coffee break". Akan tetapi sebagai tuan rumah yang baik, maka bijaknya Anda dapat menyediakan konsumsi yang paling mendasar, contohnya air mineral. Beda halnya apabila presentasi rutin yang dilakukan di kantor internal maupun kantor klien, terlebih yang ditujukan untuk negosiasi maka tentunya tidak ada istilah "coffee break".
Hal Penting Lainnya
Jangan lupa untuk selalu memiliki slide tambahan tentang informasi "coffee break" seperti lama durasi, arahan direktori toilet hingga mungkin pesan sponsor yang bisa Anda taruh ke layar presentasi. Pastikan desain slide tetap professional ya.
Jika Anda memiliki topik yang ingin kami bahas agar dapat berguna untuk pengembangan kemampuan presentasi, jangan sungkan untuk mengajukannya ke [email protected]
Terima kasih telah berkunjung ke website kami!
Pictures credit to Pexels
