EnglishMengundang peserta sesi presentasi mungkin memang terdengar mudah untuk dilakukan. Apalagi di era serba digital seperti sekarang ini. Pertanyaannya adalah, metode apa yang dapat kita pilih untuk memastikan undangan dapat hadir di sesi presentasi kita? Berikut kami jabarkan beberapa metode yang mungkin familiar di telinga Anda beserta sisi positif masing-masing dari metode tersebut.
Undangan Email
Mengirimkan via email sudah sangat lumrah sekali, akan tetapi perlu dipastikan bahwa undangan email tidak sekadar mengirimkan informasi tentang presentasi Anda. Keuntungan mengirimkan undangan via email adalah Anda dapat menyisipkan URL Link (hyperlink) ke website/form pendaftaran online/RSVP yang dapat diklik lebih lanjut oleh audiens apabila mereka memang ingin melakukan reservasi untuk hadir. Melalui email, Anda juga dapat menghemat banyak pengeluaran karena semuanya terkirim via online tanpa perlu biaya kirim. Akan tetapi, pastikan juga alamat email yang Anda gunakan adalah valid (dari domain perusahaan/website resmi) sehingga tidak perlu teronggok di kotak spam. Akan lebih baik apabila Anda juga turut melakukan follow up via telepon singkat jika lebih dari 3 hari tidak ada reservasi lebih lanjut dari audiens.
Undangan via Telepon
Tentunya akan lebih ringkas apabila Anda dapat mengundang langsung via telepon. Melalui pembicaraan via telepon, Anda bisa memastikan informasi undangan tersampaikan dengan jelas dan juga memperoleh feedback langsung apakah target undangan kita bisa ikut menghadiri atau tidak. Apabila memang calon peserta tersebut meminta waktu beberapa saat untuk berkeputusan (apakah dengan alasan ingin mengecek kesesuaian jadwal atau tidak), Anda bisa menawarkan konfirmasi via WhatsApp ataupun telepon balik beberapa hari kemudian. Utamakan kesopanan dalam mengajak calon peserta tanpa unsur paksaan. Anda juga dapat memperkenalkan diri Anda dan memberitahu darimana calon peserta direkomendasikan ke dalam list peserta yang Anda targetkan (contoh: apakah ada kerjasama dengan Bank tertentu dimana calon peserta dianggap sebagai pihak yang membutuhkan sesi presentasi Anda).
Undangan via Surat Cetak
Di jaman modern ini, surat cetak dianggap sudah sangat jadul, apalagi berkaitan dengan undangan. Jangan salah, terkadang surat cetak malah dianggap sebagai bukti keseriusan Anda dalam mengundang seseorang. Surat cetak juga lebih personal dan menciptakan kesan acara yang eksklusif. Jangan pernah lupa untuk menuliskan kontak (telepon/email) yang harus dihubungi agar peserta dapat melakukan RSVP sesegera mungkin.
Undangan via Jejaring Media Sosial
Apabila target undangan Anda memang kebanyakan ada di media sosial seperti Facebook, Twitter maupun Instagram maka sah-sah saja untuk mengundang via jejaring sosial. Akan tetapi, jangan terlalu banyak menaruh harapan karena tidak semua orang akan selalu memantau akun mereka. Metode ini cocok apabila Anda ingin melakukan promosi atau sekadar informasi terkait sesi presentasi/topik yang akan dibahas (dan apabila presentasi Anda berbayar). Akan tetapi apabila Anda ingin melakukan undangan khusus dan eksklusif maka ada baiknya untuk menggunakan metode selain melalui media sosial. Biasanya metode jejaring sosial ini dapat dilakukan dengan menyebarluaskan satu poster desain sederhana yang memuat informasi sesi disertai dengan caption kata-kata yang bersifat mengundang di kolom komentar.
Metode apapun yang Anda pilih, pastikan bahwa informasi dan tujuan presentasi diberitahukan sejelas mungkin. Hal ini untuk menghindari adanya kebingungan dan pertanyaan yang disampaikan berulang-ulang dari calon peserta. Apabila memungkinkan, pastikan Anda memiliki juga tim yang dapat dikontak pada jam kerja. Gunakan pula aset desain yang sama dengan tampilan desain slide presentasi Anda, hubungi DoctorSlide untuk jasa konsep dan desain presentasi lebih lanjut.
Jika Anda memiliki topik yang ingin kami bahas agar dapat berguna untuk pengembangan kemampuan presentasi, jangan sungkan untuk mengajukannya ke [email protected]
Terima kasih telah berkunjung ke website kami!
Pictures credit to Pexels
