EnglishDengan berbagai kemacetan yang terjadi, terutama di daerah kota besar, sangat memungkinkan sekali bagi audiens Anda untuk telat hadir ke acara presentasi yang Anda gelar. Apa yang harus dilakukan ketika audiens belum sepenuhnya hadir sedangkan sesuai rencana harusnya Anda sudah membuka sesi? Beberapa pertimbangan berikut dapat Anda gunakan sebagai dasar untuk membuat keputusan.
Ketahui Jumlah Audiens Terbaru
Selalu update jumlah audiens terbaru yang telah hadir di sesi tersebut. Apabila sudah melebihi dari setengah kuota audiens yang mendaftar, maka ada baiknya untuk memulai acara sesuai rencana. Hal ini dilakukan sebagai wujud menghormati kehadiran tepat waktu dari sebagian besar audiens. Oleh karena itu, selalu terapkan sistem "pendaftaran ulang" agar panitia/tim Anda dapat dengan mudah melacak jumlah audiens terbaru.
Mulai dengan Topik Ringan
Agar tidak mengecewakan audiens yang telah hadir terlebih dahulu, maka Anda dapat membuka presentasi dengan topik ringan (bahkan beberapa permainan ice breaking untuk mendekatkan Anda dengan para audiens). Topik ringan ini juga dapat digunakan sebagai "waktu ekstra" sembari menunggu kedatangan audiens lainnya agar pembahasan inti tidak perlu diulang kembali nantinya.
Gunakan Handout Presentasi
Anda juga dapat mencetak handout/lembaran kertas berisi garis besar konten presentasi yang dibawakan sesuai dengan jumlah audiens. Fungsinya adalah untuk memberikan arahan pada audiens tentang sub-topik apa yang sedang dibahas. Hal ini sangat membantu terutama bagi audiens yang telat hadir (mereka dapat melakukan flash back tentang apa yang sudah dibahas dan tetap bisa mengikuti pembahasan terbaru).
Tunda Sebentar Apabila Audiens Belum Memenuhi Kuota
Apabila kuota audiens yang datang masih belum mencapai 1/3 dari total semua audiens yang mendaftar, disarankan untuk menunda sebentar sekitar 15 menit untuk menanti kehadiran yang lainnya. Anda bisa menyediakan makanan ringan dan minuman (coffee break) yang dapat dinikmati oleh para audiens yang telah hadir. Jangan lupa pula untuk mengabari sejenak kepada audiens via microphone bahwa sesi Anda baru akan dimulai 15 menit kemudian. Maksimalkan tim panitia yang ada untuk melakukan follow up kepada para audiens yang belum hadir via telepon agar bisa langsung dikonfirmasi kehadirannya ataupun diberikan bantuan arahan lokasi apabila memang ada yang menemukan kendala.
Jadwalkan Waktu Registrasi Ulang 30 Menit Lebih Awal dari Sesi di Undangan
Selalu usahakan untuk menyelipkan sesi registrasi ulang di dalam undangan Anda. Tetapkan jeda sekitar 30 menit dari sesi presentasi yang akan dibawakan. Fungsi dari registrasi ulang ini adalah untuk memberikan tenggat waktu yang cukup bagi para audiens yang memang akan berhalangan untuk hadir tepat waktu. Sama seperti langkah sebelumnya, Anda dapat memberikan sesi coffee break bagi audiens yang telah hadir terlebih dahulu. Sesi registrasi ulang ini dapat digabung dengan sesi networking yang dapat diakomodinir oleh Anda maupun panitia agar dapat berlangsung dengan lebih leluasa tanpa ada rasa sungkan dari para peserta.
Pertimbangan-pertimbangan di atas tentunya harus disesuaikan kembali dengan prinsip dasar perusahaan Anda dan sifat presentasi yang akan diadakan. Apabila memang kategori audiens yang diundang merupakan para tokoh VVIP dan presentasi bersifat sangat penting, maka ada baiknya untuk melangsungkan sesi presentasi sesuai dengan yang sudah terjadwalkan.
Jangan lupa untuk selalu imbangi ekspektasi audiens dengan visualisasi presentasi yang memukau. Gunakan jasa professional DoctorSlide.com untuk memastikan desain presentasi Anda tertata dengan baik dan mudah dimengerti.
Jika Anda memiliki topik yang ingin kami bahas agar dapat berguna untuk pengembangan kemampuan presentasi, jangan sungkan untuk mengajukannya ke [email protected]
Terima kasih telah berkunjung ke website kami!
Pictures credit to Pexels
