EnglishApabila Anda menyelenggarakan sesi presentasi penting seperti media session ataupun rapat tahunan dalam skala besar, wajib untuk memastikan agar para tamu dapat hadir setidaknya 60 - 80% dari total undangan. Lalu bagaimana cara untuk memastikan peserta dapat berkomitmen untuk hadir di acara kita yang notabenenya sudah di-booking sebelumnya?
1. Pastikan Anda Memiliki Informasi Lengkap Tamu
Hal ini bisa Anda pastikan ketika membuat formulir pendaftaran online maupun ketika meminta para tamu untuk mengisi secara offline. Informasi yang paling tidak harus ada di tangan Anda adalah seperti:
- Nama
- Alamat email
- Alamat email alternatif (apabila diperlukan)
- Nomor telepon kantor
- Nomor telepon genggam
- Nama perusahaan
- Jabatan
2. Kirimkan Email Setiap Kali Selesai Pendaftaran
Mungkin akan mudah bagi Anda yang sudah mengautomatisasi untuk sistem pendaftaran. Akan tetapi, apabila Anda masih menggunakan teknik yang agak manual, seperti meminta tamu mengisi buku pendaftaran maupun link Google Form maka Anda wajib untuk mengirimkan email notifikasi tanda bahwa orang tersebut telah berhasil terdaftar di database tamu. Email konfirmasi ini jangan lupa diberikan detil alamat acara, tanggal dan waktu, serta rundown apabila tersedia. Jangan lupa Anda juga bisa menambahkan link "Add to Calendar" (biasanya fitur dari Google Mail) agar bisa sekalian tertempel ke kalender setiap tamu sebagai reminder. Hal ini akan sangat membantu tamu untuk mengingat detil event Anda dan memastikan diri untuk ikut serta.
3. Kirimkan SMS Reminder H-3
Ketika Anda sudah menutup proses registrasi pastikan Anda juga melakukan follow up via SMS (Short Message Service) tentang acara Anda. Contoh kalimat:
Dear Bpk/Ibu, friendly reminder utk acara Gala Dinner Perempuan Indonesia di Restoran ABC 21 April 2016 pkl 19.00 WIB. Dresscode: kebaya. See you there!
4. Apabila Hari H (kurang dari 2 jam) Belum Ada Kemunculan Tamu, Segera Telpon
Anda juga dapat melakukan telepon langsung ke para peserta apabila dalam waktu yang mepet (contoh: kurang dari 2 jam sebelum acara dimulai) masih belum tampak batang hidungnya. Lakukan telepon dengan nada dan kalimat yang sopan, contohnya:
"Selamat sore dengan Ibu Elly yang mendaftar di event Gala Dinner Perempuan? Jangan lupa ya Bu untuk hadir di acara tepatnya di Restoran ABC. Apabila Ibu ada pertanyaan, jangan sungkan ya."
Dan jangan lupa untuk selalu menyediakan slide presentasi yang telah didesain professional agar tidak mengecewakan tamu yang sudah datang sehingga mereka dapat selalu tertarik pada rangkaian event Anda. Silakan menghubungi DoctorSlide lebih lanjut untuk bantuan desain slide presentasi cepat, tepat dan terjangkau.
Jika Anda memiliki topik yang ingin kami bahas agar dapat berguna untuk pengembangan kemampuan presentasi, jangan sungkan untuk mengajukannya ke [email protected]
Terima kasih telah berkunjung ke website kami!
Pictures credit to Pexels
